Microsoft 365 für kleine Betriebe: Was steckt wirklich drin – und lohnt sich das?

Viele kleine Betriebe nutzen noch eine alte, einmalig gekaufte Version von Microsoft Office – manchmal schon seit 10 Jahren. Das funktioniert, solange der Computer läuft. Aber was ist eigentlich der Unterschied zu Microsoft 365, dem monatlichen Abo? Und wann lohnt sich der Wechsel wirklich?

Was ist Microsoft 365?

Microsoft 365 (früher „Office 365") ist kein einmaliger Kauf, sondern ein monatliches Abonnement. Es enthält:

• Word, Excel, PowerPoint, Outlook – die bekannten Programme, immer in der aktuellen Version
• 1 TB Cloud-Speicher (OneDrive) pro Nutzer – alle Dateien automatisch gesichert und von jedem Gerät erreichbar
• Microsoft Teams – für Videotelefonate, Chats und gemeinsames Arbeiten an Dokumenten
• Professionelle E-Mail mit eigenem Domain-Namen (z.B. info@ihrbetrieb.de)
• Regelmäßige Updates und Sicherheits-Patches – automatisch, ohne dass Sie sich darum kümmern müssen

Was kostet Microsoft 365 für Unternehmen?

Für wen lohnt sich Microsoft 365?

Es lohnt sich besonders, wenn Sie...

• ...von mehreren Geräten aus arbeiten möchten (Büro, Zuhause, Laptop)
• ...Dokumente mit Mitarbeitern teilen oder gemeinsam bearbeiten wollen
• ...eine professionelle E-Mail-Adresse mit Ihrem Firmennamen möchten
• ...Ihre Daten automatisch in der Cloud gesichert haben möchten
• ...immer auf dem neuesten Stand sein wollen, ohne sich um Updates zu kümmern

Für wen lohnt es sich weniger?

Wenn Sie hauptsächlich an einem einzigen Computer arbeiten, selten mit anderen Personen zusammenarbeiten und keine Cloud benötigen – dann kann eine günstige Einzel-Lizenz von Office 2021 (ca. 150 Euro) die wirtschaftlichere Wahl sein.

Was ist mit dem Datenschutz?

Ein legitimer Einwand: Microsoft-Server stehen zum Teil in den USA. Für Betriebe in der EU gibt es die Option, auf europäische Datenzentren zu bestehen – und Microsoft 365 ist DSGVO-konform konfigurierbar. Für die meisten kleinen Betriebe ist das kein Hinderungsgrund.